Il D.L. 196/2003 tutela la riservatezza dei dati personali ed impone una serie di obblighi a chi “tratta” informazioni personali riferite ad altri soggetti.
Tra i più importanti adempimenti che la legge impone di rispettare, c’è quello di informare gli interessati e di acquisire il loro consenso al trattamento, soprattutto per le attività di trattamento relativamente alle quali i dati devono essere comunicati ad altri soggetti.
Alla luce di quanto sopra, pertanto, ci pregiamo di informarVi. Ai sensi dell’articolo 13 della legge in oggetto, che la scrivente ditta raccoglie  e tratta dati concernenti la Vs. impresa per finalità connesse alla gestione degli ordinari rapporti commerciali e, precisamente, per la compilazione di liste anagrafiche, la tenuta della contabilità clienti/fornitori, la fatturazione, la gestione del creditore per la soddisfazione di tutti gli obblighi previsti dalle vigenti normative.
I Vs. dati, inoltre, potranno essere trattati per finalità esclusivamente interne di statistica e ricerca mercato.
I trattamenti potranno essere effettuati mediante strumenti sia informatici che manuali, nella osservanza di tutte le cautele necessarie e garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.
I Vs. dati, inoltre, potranno essere comunicati a terzi, esclusivamente per esigenze tecniche ed operative strettamente collegate alle finalità sopra enunciate ed in particolare alle seguenti categorie di soggetti:
a)            enti, professionisti, società od altre strutture da noi incaricate dei trattamenti connessi all’adempimento degli obblighi amministrativi, contabili e gestionali legati all’ordinario svolgimento della nostra attività economica, anche per finalità di recupero credito;
b)            alle pubbliche autorità ed amministrazioni per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali;
c)            banche, istituti finanziario altri soggetti ai quali il  trasferimento dei suddetti dati risulti necessario allo svolgimento dell’attività della nostra azienda in relazione all’assolvimento, da parte nostra, delle obbligazioni contrattuali assunte nei Vs. confronti.
 Sia i Vs. conferimenti dei dati che il Vs. consenso possono essere liberamente manifestati, ma il Vs. rifiuto comporterà l’impossibilità, da parte nostra, di dar corso a contratti ed altri adempimenti connessi, nonché di gestire correttamente le reciproche relazioni commerciali.
Secondo quanto stabilito dall’art. 13 comma 1 lettera e, siamo ad informarVi dei diritti di accesso ai dati personali di cui all’art. 7.

1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali cho lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma leggibile.
2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
1. dell’origine dei dati personali;
2. delle finalità e modalità del trattamento;
3. della logica applicata in casi di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
4. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 5, comma “;
5. dei soggetti e delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato del territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L’interessato ha il diritto di ottenere:
1. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
3. l’attestazione che le operazioni di cui alle lettre a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L’interessato ha  diritto di opporsi, in tutto o in parte:
1. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorchè pertinenti allo scopo della raccolta;
2. al trattamento di dati personali che lo riguardano ai fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il concepimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

Il titolare del trattamento dei dati è il legale rappresentante della ditta.
Nel richiederVi la manifestazione espressa  del Vs. consenso al trattamento ( che comunque considereremo conferito oralmente, in caso di mancato ritorno della presente,  di volta in volta, in relazione ai singoli rapporti commerciali, considerandoVi sin d’ora, informati sui trattamenti da noi effettuati, ai sensi e per gli effetti del richiamato articolo 13 della Legge in oggetto ) cogliamo l’occasione per porgerVi distinti saluti.